Privacy beleid

Privacybeleid – Soul Beyoutiful

Laatst gewijzigd: Mei 2026

In het kort (mensentaal)

  • Minimaal: Ik verzamel alleen de gegevens die echt nodig zijn voor je boeking, de sessies en de facturatie.
  • Vertrouwelijk: Alles wat wij bespreken is strikt vertrouwelijk. Gevoelige informatie (zoals je gezondheid of hulpvraag) verwerk ik alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming.
  • Jeugd: Gegevens van minderjarigen worden alleen verwerkt als beide gezaghebbende ouders of voogden daar schriftelijk toestemming voor hebben gegeven.
  • Bewaren: Je facturen bewaar ik 7 jaar (fiscale plicht). Je sessienotities gooi ik uiterlijk 3 jaar na onze laatste sessie weg (of eerder als je daarom vraagt).
  • Veilig: Ik verkoop jouw gegevens nooit. Ik deel ze alleen met vertrouwde systemen die ik nodig heb voor mijn bedrijf (zoals de boekhouding of het videobellen).
  • Jouw rechten: Je blijft de baas over jouw gegevens. Je mag ze altijd inzien, laten aanpassen of laten verwijderen.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Soul Beyoutiful is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  • Postadres: Postadres Box A6874, Keurenplein 41, 1069 CD Amsterdam

  • E-mailadres: info@soulbeyoutiful.nl

  • KvK-nummer: 96596791

Soul Beyoutiful biedt haar diensten (coaching en medium consulten) uitsluitend online of telefonisch aan en heeft geen fysiek bezoekadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Van volwassen cliënten

  • Identificatie- en contactgegevens: Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats.
  • Afspraak- en communicatiegegevens: Datum en tijdstip van de sessie, het gekozen kanaal (e-mail, WhatsApp of telefoon) en eventuele organisatorische notities die je met ons deelt.
  • Bijzondere persoonsgegevens (Gezondheid/Hulpvraag): Informatie uit de intake, je hulpvraag, jouw persoonlijke beleving en beknopte sessieverslagen die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding.
  • Financiële administratie: Factuurgegevens, bankrekeningnummer (bij betaling via betaallink) en betalingsstatus.

2.2 Van minderjarige cliënten (t/m 17 jaar)

  • Naam en leeftijd van het kind of de jongere.
  • De specifieke hulpvraag en voortgang (zo beknopt mogelijk).
  • Gegevens van de gezagsdragers: Namen, contactgegevens en de verplichte schriftelijke toestemming van beide gezaghebbende ouders of voogden (en indien van toepassing: het bewijs van eenhoofdig gezag).

2.3 Van websitebezoekers

  • Technische gegevens: Functionele cookies en logbestanden die noodzakelijk zijn voor de veiligheid, stabiliteit en het correct laden van de website.
  • Analytische gegevens: Geanonimiseerde websitestatistieken (alleen met jouw toestemming), waarmee we het gebruik van onze website anoniem analyseren.

3. Doelen en rechtsgronden voor de verwerking

Wij mogen jouw gegevens alleen verwerken als daar een wettelijke basis (rechtsgrond) voor is volgens de AVG. Wij gebruiken je gegevens voor de volgende doelen:

  1. Plannen en uitvoeren van de sessies: Om afspraken te maken, de sessies voor te bereiden, je te begeleiden en voor eventuele nazorg.

    1. Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst.

  2. Verwerken van gezondheids- en hulpvraaggegevens: Om de inhoudelijke coaching of consulten te kunnen bieden.

    1. Rechtsgrond: Uitdrukkelijke toestemming van de cliënt (of diens wettelijke vertegenwoordigers).

  3. Facturatie en boekhouding: Om de betaling te verwerken en te voldoen aan onze wettelijke administratieplicht.

    1. Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst).

  4. Dossiervorming en continuïteit: Het bijhouden van beperkte en noodzakelijke notities om de rode draad tussen sessies te bewaken.

    1. Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (voor een verantwoorde en professionele praktijkvoering).

  5. Beveiliging van de website: Het voorkomen van misbruik en het garanderen van een veilige online omgeving.

    1. Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang.

Let op: Een gegeven toestemming mag je op ieder moment weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de verwerkingen die tot die tijd zijn gedaan, blijven rechtmatig.

4. Vertrouwelijkheid en bijzondere gegevens

  1. Gezondheidsgegevens en de inhoud van de sessies zijn bij Soul Beyoutiful in veilige handen. Wij hanteren een strikte geheimhoudingsplicht.

  2. Om de privacy van beide kanten volledig te beschermen, is het maken van audio- of video-opnames van sessies niet toegestaan.

  3. Wij delen jouw inhoudelijke gegevens nooit met derden, tenzij je hier zelf schriftelijk om verzoekt of wanneer wij hier wettelijk toe worden verplicht (bijvoorbeeld in een acute noodsituatie waarin de veiligheid in het geding is).

5. Gegevens van minderjarigen

De privacy van kinderen en jongeren nemen wij zeer serieus. Gegevens van minderjarigen worden uitsluitend verwerkt wanneer de wettelijke vertegenwoordigers (beide ouders/voogden) vooraf schriftelijk akkoord zijn gegaan. Privacyrechten van de minderjarige worden uitgeoefend door de ouders/voogden, waarbij het belang en de privacywensen van de jongere zelf altijd zorgvuldig worden meegewogen.

6. Met welke partijen delen wij jouw gegevens?

Wij verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen je gegevens alléén met externe partijen (verwerkers) als dat strikt noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering:

  • Hosting- en e-mailprovider (Vimexx): Voor de opslag van onze website en het professionele mailverkeer.
  • Boekhoud- en facturatiesoftware (Moneymonk): Voor het veilig opmaken en versturen van facturen en het bijhouden van de administratie.
  • Communicatie- en videobelplatforms (zoals WhatsApp, telefoon of videobelsystemen): Zodra jij via deze kanalen contact met ons opneemt of een online sessie volgt.

Met alle externe verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin is vastgelegd dat zij net zo zorgvuldig met jouw gegevens moeten omgaan als wij dat doen.

7. Internationale doorgifte (Buiten de EER)

Sommige van de door ons gebruikte systemen (zoals WhatsApp of specifieke videobel-platforms) kunnen gegevens verwerken op servers die zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Indien dit het geval is, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt met partijen die passende waarborgen bieden, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten (Standard Contractual Clauses - SCC's).

8. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

  • Facturen en financiële administratie: Wettelijk 7 jaar (verplichting vanuit de Nederlandse Belastingwetgeving).
  • Intake, hulpvragen en sessienotities: Maximaal 3 jaar na de datum van onze allerlaatste sessie. Daarna worden deze gegevens definitief vernietigd, tenzij je ons eerder vraagt de notities te wissen (en de wet dit toestaat).
  • E-mails en WhatsApp-berichten: Deze worden periodiek opgeschoond en niet langer bewaard dan nodig is voor de planning en eventuele korte nazorg van je afspraak.

9. Beveiliging van jouw gegevens

Soul Beyoutiful neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking van jouw gegevens tegen te gaan:

  • Wij werken volgens het 'need-to-know'-principe: alleen de noodzakelijke gegevens worden vastgelegd.
  • Digitale apparaten en systemen zijn beveiligd met sterke, unieke wachtwoorden, schermvergrendeling en tweestapsverificatie (2FA).
  • Software, apps en besturingssystemen worden constant up-to-date gehouden.
  • Gezondheidsgegevens worden nooit in openbaar deelbare of onbeveiligde clouddocumenten geplaatst.
  • Mochten er onverhoopt handgeschreven notities worden gemaakt, dan worden deze fysiek achter slot en grendel bewaard.

10. Cookies en Website

Onze website maakt gebruik van functionele en technische cookies om de website goed en veilig te laten werken. Omdat je voor het maken van een afspraak rechtstreeks met ons mailt (wij gebruiken geen extern online boekingssysteem), worden er via die route geen extra trackinggegevens verzameld. Mocht er in de toekomst gebruik worden gemaakt van analytische cookies of externe embeds (zoals video’s), dan vragen wij hiervoor altijd vooraf jouw expliciete toestemming via een cookiebanner.

11. Wat zijn jouw privacyrechten?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: Je mag ons altijd vragen welke gegevens we van jou hebben vastgelegd.
  • Recht op rectificatie: Kloppen je gegevens niet of zijn ze gewijzigd? Dan passen we dit aan.
  • Recht op verwijdering ('vergetelheid'): Je kunt ons verzoeken jouw gegevens te wissen (voor zover we niet gebonden zijn aan de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar).
  • Recht op beperking en bezwaar: Je kunt de verwerking van je gegevens tijdelijk laten pauzeren of bezwaar maken tegen een specifieke verwerking.
  • Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om de digitale gegevens die wij van jou hebben in een gestructureerd formaat op te vragen, zodat je deze kunt overdragen aan een andere partij.
  • Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan je verzoek naar info@soulbeyoutiful.nl Wij reageren hier zo snel mogelijk op, in elk geval binnen 5 werkdagen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Soul Beyoutiful maakt geen gebruik van geautomatiseerde verwerkingen of profilering die juridische of ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor jou als persoon. Alle beslissingen en contacten worden door een mens genomen.

13. Klachten en de Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een vraag of ben je ontevreden over hoe wij met jouw privacy omgaan? Stuur ons dan altijd eerst een e-mail. We gaan dan samen in gesprek om tot een goede oplossing te komen.

Mochten we er onverhoopt toch niet samen uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving het recht om een officiële klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit kan via hun website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Soul Beyoutiful heeft het recht om dit privacybeleid op ieder gewenst moment aan te passen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving verandert of wanneer wij onze diensten uitbreiden. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. De ingangsdatum vind je bovenaan de pagina.