Privacy beleid
maart 2025
Soul Beyoutiful staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 96596791. Al onze diensten worden uitsluitend telefonisch of online aangeboden. Soul Beyoutiful heeft geen fysiek bezoekadres.
Adres: Postadres Box A6874, Keurenplein 41, 1069 CD Amsterdam
info@soulbeyoutiful.nl
In het kort (mensentaal)
Ik verwerk zo min mogelijk gegevens en alleen met een duidelijk doel: afspraken, sessies, nazorg en facturatie.
Bijzondere/gezondheidsgegevens gebruik ik alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming en behandel ik strikt vertrouwelijk.
Minderjarigen: welkom alleen met schriftelijke toestemming van beide gezaghebbende ouders/voogden.
Bewaartermijnen: fiscale gegevens 7 jaar; intake/sessienotities max. 3 jaar na je laatste sessie (of eerder op jouw verzoek).
Delen: alleen met noodzakelijke dienstverleners (host, e-mail, betaal- en communicatieproviders). Ik verkoop je gegevens niet.
Jouw rechten: inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, dataportabiliteit en intrekken van toestemming. Klacht? Bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen? info@soulbeyoutiful.nl
1. Wie is de verwerking verantwoordelijke?
Soul Beyoutful
2 Welke gegevens verwerk ik?
2.1. Als je cliënt bent
Identificatie en contact: naam, e-mail, telefoon, woonplaats.
Afspraak- en communicatiegegevens: datum/tijd, kanaal (mail/WhatsApp/telefoon), notities die jij deelt.
Gezondheids- en hulpvraaggegevens (bijzondere gegevens): intake, beleving, sessieverslagen en relevante informatie die jij wenst te delen.
Administratie: factuur-, betaal- en boekhoudgegevens.
2.2. Minderjarigen
Naam en leeftijd kind.
Gegevens gezag: namen/contactgegevens beide gezaghebbende ouders/voogden en hun schriftelijke toestemming.
Hulpvraag/voortgang (uitsluitend voor begeleiding), zo minimaal als mogelijk.
2.3. Website- en mailverkeer
Functionele cookies/logs (veiligheid, laden van de site).
Optioneel: analytics (alleen met toestemming; geanonimiseerd waar mogelijk).
3. Doelen en rechtsgronden
Plan & uitvoering sessies (afspraken, voorbereiding, begeleiding, nazorg) — Overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG).
Bijzondere/gezondheidsgegevens tijdens begeleiding — Uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a) AVG).
Facturatie & boekhouding — Wettelijke plicht (art. 6(1)(c) AVG, fiscale bewaarplicht).
Communicatie en dossiervorming light (beperkte notities voor continuïteit) — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG: goede en veilige praktijkvoering), altijd proportioneel/minimaal.
Websitebeveiliging/anti-misbruik — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG).
Je kunt een gegevenstoestemming altijd intrekken. Dit raakt niet de rechtmatigheid van verwerkingen vóór intrekking.
4. Bijzondere gegevens & vertrouwelijkheid
Bijzondere/gezondheidsgegevens verwerk ik uitsluitend als dit nodig is voor jouw begeleiding en alleen met jouw expliciete toestemming.
Ik hanteer strikte vertrouwelijkheid en privacy. Opnames van sessies zijn verboden van beide kanten.
Ik deel deze gegevens nooit met derden buiten mijn noodzakelijke verwerkers, tenzij jij dat vraagt of een wettelijke plicht bestaat.
5. Minderjarigen
Begeleiding van minderjarigen kan alleen met schriftelijke toestemming van beide gezaghebbende ouders/voogden.
Rechten (inzage e.d.) worden door of namens de gezaghebbende ouder/voogd uitgeoefend, met inachtneming van het belang en de privacy van het kind.
6. Met wie deel ik gegevens?
Alleen waar noodzakelijk, met dienstverleners/verwerkers die mij helpen, zoals:
Hosting- en e-mailprovider, cloudopslag (NL/EU waar mogelijk).
Betaal- en boekhoudprovider (voor facturen/betaallinks).
Communicatieplatforms (mail, telefoon, WhatsApp/berichtensystemen) als jij via die kanalen contact opneemt.
Met iedere verwerker sluit ik een verwerkersovereenkomst. Ik verkoop geen persoonsgegevens.
7. Buiten de EER / internationale doorgifte
Sommige diensten (bijv. WhatsApp of videobel-platforms) kunnen buiten de EER verwerken. Ik kies waar mogelijk EU-opslag. Als doorgifte toch plaatsvindt, dan alleen met passende waarborgen (zoals EU-Modelcontracten/SCCS of een gelijkwaardig mechanisme) en minimale datadeling.
8. Bewaartermijnen
Facturen/administratie: 7 jaar (fiscale plicht).
Intake- en sessienotities: max. 3 jaar na je laatste sessie, of korter op jouw gemotiveerd verzoek (voor zover wettelijk toegestaan).
E-mail/WhatsApp: zo kort mogelijk en niet langer dan nodig voor afspraak/nazorg, waarna verwijdering of archivering met beperkte toegang.
9. Beveiliging
Minimale gegevensverwerking en need-to-know.
Versleutelde opslag waar mogelijk, sterke wachtwoorden en 2FA.
Beveiligde devices (schermvergrendeling, actuele update-status).
Geen open-deelbare documenten met gezondheidsgegevens.
Papieren notities (indien gebruikt): fysiek afgesloten bewaard.
10. Cookies & online
Functionele/technische cookies voor een goed werkende site.
Analytics alleen met jouw toestemming en zo privacyvriendelijk mogelijk.
Externe embeds (bijv. kaartje/video) kunnen cookies plaatsen; ik vraag vooraf toestemming waar nodig.
Voor een afspraak gebruik ik geen online boekingssysteem; je kunt mailen.
11. Jouw rechten
Je hebt het recht op: inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, dataportabiliteit en op het intrekken van toestemming.
Verzoeken kun je sturen naar info@soulbeyoutiful.nl Ik reageer binnen 5 werkdagen.
Ontevreden? We gaan eerst samen een oplossing vinden. Komen we er niet uit kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
Ik neem geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking/profiling met rechtsgevolgen voor jou.
13. Wijzigingen
Ik kan deze verklaring aanpassen. De laatste versie staat op de website met de ingangsdatum hierboven.
14. Contact
Vragen of verzoeken over privacy?
info@soulbeyoutiful.nl
15. Aansprakelijkheid
Onze verplichting is een inspanningsverplichting geen prestatieverplichting.
We geven geen garanties en zijn niet aansprakelijk voor (medische) complicaties die niet het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming.
We zijn niet aansprakelijk voor directe of indirecte (gevolg)schade.
Schade is in elk geval beperkt tot maximaal het bedrag van de betreffende sessie (€22, 44, 66 en 77)
U blijft ten alle tijde zelf verantwoordelijk voor wat u doet.
16. Overmacht
Als we door overmacht (bijv. ziekte, uitval van telecom/hosting/elektriciteit) niet tijdig of volledig kunnen leveren, worden onze verplichtingen opgeschort en plannen we z.s.m. een nieuw moment. Schadevergoeding is in dat geval niet verschuldigd.
17. Klachten en geschillen
Probeer klachten eerst samen met ons op te lossen: mail ons; we reageren binnen 10 werkdagen met een voorstel.
Komen we er samen niet uit, Voor online geschillen kun je ook het ODR‑platform van de Europese Commissie gebruiken: https://ec.europa.eu/consumers/odr/.
18. Wijziging voorwaarden
We mogen deze voorwaarden wijzigen. De actuele versie staat op de website en geldt voor nieuwe boekingen. Voor reeds bevestigde sessies geldt de versie van het boekingsmoment, tenzij je instemt met de nieuwe versie.
19. Huisregels (gedrag & veiligheid)
Punctualiteit: kom 5–10 min eerder online of wees telefonisch bereikbaar of log op tijd in.
Rust & focus: kies een stille, veilige ruimte; zet telefoons op stil.
Respect: we hanteren respectvolle, grens bewuste communicatie.
Veiligheid: geen middelengebruik (alcohol/drugs) vooraf of tijdens de sessie.
Niet onderweg: neem niet deel vanuit de auto of tijdens het werk met veiligheidsrisico's.
Online etiquette: camera aan (tenzij anders afgesproken); bij voorkeur oortjes/koptelefoon; geen meeluister aan.
Opnames: niet toegestaan, u mag notities maken.
Stoprecht: bij grensoverschrijdend gedrag of onveilige situaties mogen we de sessie direct beëindigen; het volledige tarief blijft verschuldigd.
Begeleiding minderjarigen: volg aanwijzingen van de begeleider op; we kunnen de sessie stoppen als emotionele/mentale veiligheid of privacy in het geding is.
20. Scheidbaarheid & voorrang
Is een bepaling (gedeeltelijk) nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen in stand; de betreffende bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het doel zo dicht mogelijk benadert. Bij strijd tussen deze voorwaarden en een expliciet bevestigde afspraak in onze e-mail, prevaleert die specifieke afspraak.
21. Toepasselijk recht & bevoegde rechter
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden, voor zover wettelijk toegestaan, voorgelegd aan de bevoegde rechter in Midden‑Nederland. Als consument behoud je het recht te procederen bij de rechter van je woonplaats.
Met vriendelijke groeten,
Soul Beyoutiful